Morticia Leanilla on nyt ollu hoppu! En ole ehtinyt istua alas
pohtimaan laatuasioita ja niiden merkityksiä. Eniten aikaa on mennyt
toimintajärjestelmäauditointiin valmistautumiseen ja siinä on kyllä vielä
paljon töitä. Aikaa on tietysti liian vähän, pari viikkoa. Toinen tärkeä asia,
jota olen viime aikoina pyöritellyt on vasta mallinnetun prosessin materiaalien
valmiiksi ja hyväksytyksi saattaminen sekä kokonaisuuden koulutus.
Uuden prosessi mallintamisesta ja sen koulutuksesta heräsi
ajatuksia… Kun organisaatiolle ei ole tuttua prosessikuvausten tekeminen ja
lukeminen, on haasteena tuttu johdon sitoutuminen. Jännää sinänsä, että kaikki
eivät koe prosessikuvauksia tärkeiksi, perustuuhan tämä jo ISO 9001 -standardin
vaatimukseen. No, tämä haaste alkaa olla selätetty. Prosessista on piirretty
kuva yhteistyössä prosessiin osallistuvien henkilöiden kanssa. On kirjoitettu
menettelyohje ja sille alisteisia työohjeita sekä nippu prosessissa käytettäviä
lomakkeita.
Itse koen prosessien ja toimintatapojen kunnollisen
perehdytyksen erittäin tärkeäksi. Saimme prosessin omistajan kanssa luvan
järjestää koulutuspäivän tätä kokonaisuutta varten. Kahdesta maasta kutsuttiin
prosessiin osallistuvat henkilöt yhteen paikkaan ja varattiin aikaa pelkästään
tämä prosessikokonaisuuden läpikäymiseen.
Ja miten meni, niinku omasta mielestä? Toiseksi tärkeintä
oli prosessikuvan läpikäyminen vaihe vaiheelta, keskustellen. Kun eri
prosessivaiheiden suorittajat pääsevät keskenään keskustelemaan prosessin
tapahtumista, on helpompi ymmärtää miksi joku itselle turha vaihe on toiselle
tärkeää. Prosessikuvaa ei vain voi heittää luettavaksi, vaan sen läpikäymiseen
on syytä käyttää paljon aikaa. Vaikka johto olisi erimieltä ja kokisi koulutuksen
järjestämisen sekä ajan, että resurssien hukkaamiseksi.
Mutta mikä oli tärkeintä? Ehdottomasti eri toimipisteissä
olevien henkilöiden tapaaminen! Keskustelut kahvitauoilla ja lounaalla.
Ymmärrys siitä, mitä ne muut tekevät. Että ei ne tahallaan kiusaa minua, vaan
toimintatavat vaan ovat aavistuksen erilaiset ja tämä aiheuttaa kitkaa. Päivän
alussa keskustelun herättely oli hankalaa, mutta jo iltapäivällä keskustelut
heräsivät vaikeistakin asioista.
Ja henkilökohtaisesti pääsin taas tekemään jotain ekaa
kertaa. Koulutus pidettiin kahdella kielellä, kun ei ollut olemassa kieltä,
jota kaikki olisivat täysin ymmärtäneet. Hauskaa!
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti